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  進路指導〜プロへの道 第6回 【データの構築をスタートする】
 第6回は,データの構築のスタートです。学年の立ち上げもまずひと段落したこの時期に,データを作り始めましょう。まずは立ち上がりに作成するデータの種類と,作成の方法について述べます。なお,実際にデータの構築は,「超お試し版」では不可能です。開始用番号を取得して「お試し版」にしてください。=2003.05.13=
《目次》
さあ,新しい学年がスタート〜今すべきことは…
1.新しい学年用ディスクの作成
2.基本的データの入力
3.オリジナル項目の列を作る
4.最初の定期テスト得点入力の準備
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さあ,新しい学年がスタート〜今すべきことは…
 杉システムでは,データを一つの学年単位でFDまたはMO上に,あるいはHDのフォルダ"\Sugid"内に構築していきます。ここでは一番単純な,新しいFD使用の場合を例として説明を進めます。
※ 他に,新旧に伴い昨年度のデータを組み替えて新しい学年データにする方法もあります。(道具箱→表移動操作→※新学年移行※)
 データディスクはそれぞれの年度で各学年について1枚用意するのが原則です。ただ,年度途中でディスクがいっぱいになった場合は,簡単に新しいディスクに引き継ぐことができます。ディスクに蓄えていくデータの種類については第3回で詳細に述べました。最初は,名前とか,住所・保護者名など生徒に関する情報を入れておくことにしましょう。次に,最初の定期テスト(通常1学期中間テスト)の処理を行います。以下,順を追って操作を説明していきます。
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新しい学年用ディスクの作成
(1) 新しいFDをセットし,システムを開始
 新しい通常のDOSフォーマット済みのFD(フロッピーディスク)をA:ドライブにセットした後,『杉システム』のアイコンをダブルクリックなどして,杉システムを起動します。
データディスク使い始め すると,左の図のように表示されます。FD,MOなど未使用の交換可能媒体がセットされている場合,杉システムはそのドライブをデータ用と見なし,使用を開始します。それで間違いなければ[]を選択します。
 
(2) 学級数,学級別在籍人数などを入力
データディスク使い始め ディスクを開始するにあたって,データを記録する学年について学級数,人数などをセットします。
 まずは女子の先頭番号を指定します。通常女子を番号で判別するために女子は31番または51番などから開始することになっていますから,10の位を選択します。ボタンを左クリックするかキーボードから直接数字キーを押下します。男女混合名簿の場合も,とりあえず男女別のまま作業を継続してください。改めて混合名簿に組みなおす機能が[ユーティリティ]に用意されています。
 続いて学級数と学級の呼称を同時に定義します。学級が6組まであるときは,A組〜E組の場合はを選択します。
 最後に学級別の大体の人数が表示されますから,またはの表記をクリックし,学級別の人数を設定してください。正しく設定されたことを確認したら[決定]を左クリックです。
 
(3) 編集画面へ
編集画面 最小限の表が自動的に作成され,編集画面に替わりました。表の題名は「スタート」,項目数1個(属性は数値項目・整数),大項目名「項」,小項目名「目」です。ここから[見本利用]や[項目設定]で適当な形式の表を作成できます。(基本的データの入力)先に編集画面を終了する方法を述べます。まず[終了]を左クリック。すると図のように格納位置選択のための画面が開き,新しい表をディスクに格納します。
道具箱 その後道具箱画面が表示されます。そこで例えば[入力]などを選択するか,[終了]を左クリックします。
 
(4) 氏名入力する場合
氏名入力  氏名欄(現在カッコが並んでいる)を左クリックすると氏名入力画面が開きます。入力BOXに一名分の氏名を入れ,[Enter]押下で次の番号に移動します。(氏名は半角12字までです)また左側の学級一覧を左クリックすれば他の学級分を入力できます。入力が終了したら[終了]を左クリックしてください。
 なお,エクセルなどに入っている氏名データを貼り付けることもできます。氏名入力画面を開かずに,氏名欄を右クリックするとポップアップメニューが開きます。そこから「クリップボードから貼り付け」を選択すると,右クリックした位置を先頭として予めエクセルなどで「編集→コピー」しておいた氏名を貼り付けることができます。
 
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基本的データの入力
(1) 見本利用
編集画面機能 編集画面の[見本利用]ボタンを左クリックします。
 お試し版ダウンロードの際送られた見本データは,新たに作成中の学年データの様々な形式の表を作っていくために利用できます。次の(2)でその方法を具体的に述べます。またその一部を実際の運用方法に即して修正しながらすすめることもできます。その場合は次項のオリジナル項目の作成を参照してください。
(2) 見本として利用する表の選択
見本の選択 @ ドライブとしてC:など,お試し版をダウンロードした際,見本データ集を置いたドライブを選択します。
 A 表示されたグループから「見本データ集」または「見本データ受信箱」を選択します。
 B 1ページ目にある表「住所・氏名・生年月日」を選択します。以上により,表「スタート」は,表の名前も「住所・氏名・生年月日」に変わり,題名にふさわしい内容を入力できる画面になります。([終了]選択→道具箱から[入力])
 
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オリジナル項目の列を作る
(1) 編集画面で作成します
編集画面の機能 新しい列は編集画面の[項目設定]を左ボタンして作成します。項目の様々な属性を指定しながら,新しい列を作成できます。
新しい列の位置 現在選択中の位置に新しい列を挿入するか,表の一番右側に付け足すかを選択します。(新しい列を作る操作の取り消しは,この選択の後でできます)
 
(2) 項目属性の指定 新しい列の属性を定義 数字または@やアルファベットの一文字で表される属性を指定します。は,その項目を整数専用にします。同じくは,小数点以下1桁で表現される数値専用です。は,それらの文字のついた引用文字データ表に含まれるデータを表示する項目です。(「引用データ表」の意味と役割についての詳細は第4回参照)
 属性を表す文字のところを左クリックするか,キーボードからその文字を押下すると直ちにその属性を持つ項目(列)が作られます。誤って意図しない列を作ってしまった場合は[復活]左クリックですぐに削除されます。
項目名表示 項目名は暫定的に番号表示になります。正式な項目名にしたいときは上の列または下の列の修正したい項目名の欄を左クリックすれば,文字を入力できます。 
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最初の定期テスト得点入力の準備
(1) 見本利用によってテスト処理用の表をつくる。
中間テスト用見本 基本的データの入力で述べたのと同じ操作です。図のページ名表記から2を選び,表示された表から「1学期中間テスト」を選択します。その後のテスト処理の方法については第2回で詳しく述べました。参照してください。
 
(2) 入力は分担しましょう
 テストは教科担任が採点・答案の返却を行なうのが普通ですから,得点入力もその延長線上に置き,教科担任によって入力するようにします。その際,入力間違いのないように,必ず読みあわせを行なう習慣を徹底することが大切です。また,テスト処理担当者はこまめにバックアップをとるようにしましょう。『杉システム』内では,表移動操作画面の[表複写]を使ってバックアップを作成することができます。
 
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