通知表など個人文書作成は自動化できる

杉システム上の通常のデータから，通知表・学習成績一覧表・指導要録・調査書などを作成することができます。その方法は，�@用紙の任意の位置に"枠"を作り，�Aその位置にどのデータを記入するするかを定義し，フォント，行間の幅などを指定，�Bそのような枠を必要な数だけ作成，�C完成したら印刷を実行，です。

ここでは通知表の印刷を例にとって，"枠"の集まりで表される印刷書式の作成について説明します。これは，枠が印刷された通知表用紙で位置に合わせて，中身だけ印刷(左図)する場合の例です（注）。これは編集用画面で，実際に印刷される部分は黒色，印刷位置を指定する枠が緑色で表示されています。左側の列は各教科の観点別評価（Ａ，Ｂ，Ｃ），右側の列は評定（５〜１）です。その間があいているのは，２学期及び学年末の観点別評価が書きこまれる位置にあたります。 　なお，今回例に用いるサンプルは，これまでと同様に，お試し版のダウンロード時に作られた見本データの中にあります。(お試し版開始の方法) 　なお，この表については既に様式記述ファイル（文書専用の書式）が完成していますから，まず，それを使って用紙に印刷する方法を述べます。続いて，様式記述ファイルを編集または，新規作成するための操作の一部について説明します。 注…全くの白紙に項目名や罫線などを含め完全な文書を作成することもできます。その場合の例として「調査書モデル」なども見本データに入れてありますから，参照してください。

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個人文書作成画面の入り口

(1) システムの開始 　アイコンをダブルクリックなどして，杉システムを起動します。なお，詳しい説明は第２回から「(1)お試し版の開始」以下を参照してください。

(2) 見本データ集から「通知表　１学期」を選択 　左の図の画面から「通知表　１学期」を左クリックすることによって選択してください。なお，操作方法の詳細については第４回の進路指導用データの作成を開始する手順と同様ですから参照してください。

(3) 作業「個人文書作成」を開始する 　個人別文書作成機能は並べ替え画面の強力機能に入っています。ここでは最初の表の選択からこの機能用の画面を始めるまでの道筋を具体的に説明します。

�@　(2)で表を選択すると，道具箱画面が開きますからその中から[並べ替え]を左クリックします。 �A　並べ替え画面になりますから，[強力]を左クリックします。 �B　[機能]を選択しますが，その前に印刷対象者の先頭（全員を対象とするなら，1組1番　愛知君の，どこかの列：例えば「国語．関」）を左クリック。 �C　[機能]を左クリック。 �D　印刷対象者の末尾まで，範囲（赤い矩形）を広げて[実行]を左クリック（または範囲下端を左クリック）。 �E　機能一覧から[個人別文書を作成し，印刷する]を左クリック。 �F　個人別文書編集画面が開きます。

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印刷の実行

(1) 印刷対象の選択 　印刷範囲は[機能]で指定したものです。[全印刷]で，指定した範囲全員について印刷します。小さなボタン[印刷]は，表示中の１枚だけを印刷します。

(2) 印刷位置の調整 　用紙上に予め印刷された枠に合わせるために，印刷位置を微調整する必要があります。次のようにします。 �@　(1)の図で，[基本サイズ]を左クリック。左図の基本フォントなどを定義する画面が開きます。 �A　「位置補正値：」の[左]または[上]を左クリックします。 �B　[+][-]ボタンを左クリックして補正値を増減させます。増減は1mm，0.1mmまたは　0.01mｍ単位です。

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新しい"枠"の追加と今までの"枠"の編集

(1) 新しい枠を追加する 　まず個人文書作成機能の仕組みを簡単に説明します。例えば通知表の印刷は，「1組1番愛知君の通知表用紙の上の，左から○cm，上から○cmの位置に，書体○○・大きさ〜で国語の評定の値を印刷する」という文で表されます。これを，他の教科，他の生徒について繰り返し実行すればよいのです。杉システムでは，記入位置は"枠"という用語で表現します(表計算ソフトではセルというのでセルでもよいのですが，セルと違って行列状に行儀よく並ぶものではないので，呼び名を変えました)。 　杉システムでは，記入するデータは，表の列の項目名（「国語．関」「理科.思」など）で表すと，その中身を印刷します。これは枠の属性の一つです。項目名以外の表記であった場合は，表記そのものが生徒全員の用紙に同じように印刷されます。 　枠の属性は，枠の位置と大きさ，記述内容，付属要素(フォント，文字サイズ・色，行間，横書き・縦書き，罫線の有無と形状など）です。 　さて，全く新しい枠を作るには，サンプル表示画面上で，今までの枠以外のところの一点で左クリックします。そして，そのまま指を離さずに右下に向かって動かし，左ボタンを上げた時点で矩形が確定します。この状態で，まず空の枠が作られたことになります。現在編集中の枠は赤色，その他の枠は緑色であらわされます。但し実際に印刷されるのは中身の記述だけで，枠線と枠番号の表示は，編集用です。

(2) 位置の決定 　(1)で作成直後，または作成済みの枠を左クリックすると大きさ定義用の入力板（上図右上の水色のウインドウ）が表示されます。枠の位置と大きさは，用紙の左上隅をx=0,y=0としたときの枠の左上隅のx座標とy座標，及び枠の右下隅のx座標とy座標です。入力板の左側に表示されています。位置，大きさを修正する方法は次の通りです。 ア．修正したい数値を左クリックすると，文字入力BOXが開くので，キーボードから直接入力するか，[+][-]ボタンをクリックして増減させる。 イ．赤色表記になっている枠の辺または角を左クリックし，指で押さえたまま動かすと矩形が変化するので，目的とするところで指を離す。なお，枠の中央部で左クリックすると，全体が移動する。 　いずれも入力板の[終了]をクリックすると位置が確定します。

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枠に書きこむデータ，フォント等の指定

(1) 引用するデータの定義 　大きさ定義用の入力板で[編集]を左クリックすると，左図の項目選択板が開きます。これは，枠に書きこむデータを定義するための画面です。 例えば項目名一覧（図のエリア�@）から「評定」の「社」を左クリックすると，エリア�Bに，$(評定.社)と表示されます。[終了]を左クリックすると枠の左上隅に，１組１番愛知君の社会の評定３が表示されます。このまま[印刷]を左クリックすれば，用紙のその位置に３が印刷されます。 　枠の中で中央位置に表示したい場合は，エリア�Aから[縦中央]や[横中央]を左クリックしますとエリア�Bに$横中央などと表示されますが，$がついた語句は機能を表すと解釈され，そのまま表示されることはありません。それ以外は全員の用紙にそのまま印刷されます。例えば，エリア�Bを"私の名前は$氏名です。"と書きこみ，何人かについて表示させてみると，「私の名前は愛知　まことです。」「私の名前は石川　みの輔です」…のように順に表示されます。 　また，エリア�Bを"[$(評定.社)]$縦中央$横中央"とすると，愛知君の場合，枠の中央部に[３]と表示されます。

(2) フォントの種類・大きさ，行間などを設定 　大きさ定義用の入力板で「フォント」を選択すると，図のフォント設定用入力板が開きます。主な機能について説明します。 �@…現在入っている文字フォントの一覧から選択する。 �A（幅，高さ，縮小，行間）…１文字を囲む矩形を想定し，幅・高さはその矩形の幅と高さ。縮小とは，その矩形の中で文字を中心部に縮小させて置くときの割合（％表記）です。文字間を広く取りたいときは，幅を大きく，縮小を小さく設定する。�B…�Aで選択した項目の数値を増減させるボタン。

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"様式記述ファイル"について

(1) ファイルの種類 　文書の書式定義用のファイル（つまり基本データと各枠の属性データの集まり）は，通常の表データと別にファイルが作られます。これを特に「様式記述ファイル」と呼ぶことにしてあります。様式記述ファイルはテキストファイル（「メモ帳」などで編集可能な文字だけのファイル）です。

(2) その交換について 　同じ表のデータを使って，異なる様式で複数の文書を作成する場合があり得ます。様式記述ファイルは，最初は表の題名から作られますが，このボタンを使ってファイル名を変えたりして複数化してください。

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